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Publicado por en Mercado BI, QlikView, Slider, Tendencias BI, Tomar Decisiones

GTD + Outlook + Qlik Sense: Productividad sin límites

GTD + Outlook + Qlik Sense: Productividad sin límites

Seguramente ha escuchado hablar del método de productividad personal Getting Things Done (GTD) introducido por el consultor David Allen, basado en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes innecesarias.

Esta interesante metodología, a diferencia de otras que han puesto el centro en la gestión del tiempo, se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesita hacer.

Nuestra bandeja de Outlook es nuestra agenda semanal de trabajo. Allí se encuentran nuestros proyectos, responsabilidades, urgencias, consultas, pendientes… y la lista continúa.

Los profesionales coinciden en afirmar que un buen manejo de nuestra bandeja de correo ayuda a optimizar el uso del tiempo y, como consecuencia, puede reducir el estrés.

Imagine sumar la inteligencia de Qlik Sense en la organización de su trabajo

GTD + Outlook + Qlik Sense es una poderosa combinación que nos ayuda a ser más productivos en nuestras funciones. Arthur Lee, VP Qlik Analytics en Qlik, nos revela sus claves:

Preparación previa de las reuniones: explorar y ver fácilmente con quién me comuniqué y traté una temática particular. Sugiere aprovechar la facilidad de Global Smart Search para hacerlo.

Identificar posibles cuellos de botella: si una persona en particular envía numerosos correos electrónicos en diferentes ocasiones, quizás convenga analizar si es necesario organizar una llamada con ellos.

Revisión semanal GTD: revisar los correos electrónicos de personas clave y elementos de trabajo importantes para entender si he logrado mis objetivos para la semana, y para planificar la próxima semana.

Este último punto es uno de los principios fundamentales del GTD. Y si bien es aparentemente fácil de hacer, es algo difícil de poner en práctica… ¡pero no imposible!

Algunas ideas que nos acerca Arthur Lee para mejorar nuestra productividad según su experiencia

El primer paso es recuperar los datos de Outlook. CodeTwo Software hace que sea más fácil, cada carpeta se exporta como un archivo CSV separado.

Una vez que hayan recuperado los datos, lo más importante: ¿qué hacer con ellos para mejorar mi productividad?

  • Mantenerlo simple
  • Automatizar tanto como sea posible
  • Usar Qlik Sense
  • Identificar los remitentes más frecuentes en la mayoría de los correos electrónicos y establecer el “ por qué”
  • Identificar a quien envío la mayoría de los correos electrónicos y por qué.

El objetivo es reducir:

(a) los correos electrónicos que vienen a mí

(b) los correos electrónicos que estoy escribiendo.

Con un poco de análisis, pueden hacerse las siguientes preguntas: ¿Puede una breve reunión semanal ayudar? ¿Podemos resolverlo usando otra herramienta distinta de correo electrónico? ¿Necesitamos estos correos?


¿Está interesado/a en conocer más?

Comience ahora: descargue Qlik Sense y CodeTwo plugin gratuito para Outlook.

¡Recomendado! Acceda al post sobre Cómo analizar tu correo electrónico de Outlook con Qlik Sense.


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