¿Cómo convertirse en mejores guardianes de todos los datos confidenciales que las organizaciones poseen?, ¿Cómo recolectar la información, qué hacer con ella, cuánto tiempo y cómo conservarla para no infringir las normas vigentes? En esta nota te damos cinco tips a tener en cuenta:
1.Construir una cultura de datos: Todo el personal de tu organización debe entender la importancia y gran responsabilidad que significa el almacenar datos personales y confidenciales. Para esto, debe promoverse una sólida cultura de educación y alfabetización de datos.
2.Comprender la necesidad del control: Es fundamental que las empresas definan qué personal estará autorizado para tener acceso a ciertos datos, según sus funciones: no todos los colaboradores deben acceder a toda la información. Esto no es algo que se logre de forma rápida: requiere educación, una política de control de datos y la ayuda de una plataforma ágil de análisis de data.
3.Asegurar que el consentimiento de envíos esté bien administrado: Otro aspecto a tener en cuenta es el consentimiento que debemos obtener por parte de los usuarios para enviarles información vía correo electrónico. El envío de un mail no solicitado a alguien que no se haya «inscrito» a nuestras comunicaciones, podría terminar con una queja ante la autoridad de supervisión. Mantener un registro de auditoría sólido de cuándo y cómo se obtuvo el consentimiento, ayudará a evitar posibles quejas, reclamos y sanciones.
4.Realizar auditorías de políticas de retención de datos: No hay que guardar ningún dato personal por más tiempo del que sea necesario. Los líderes deben asegurarse de que las políticas de retención de datos de sus organizaciones estén actualizadas y sean bien entendidas por todos. Aplicá continuamente buenas prácticas de auditoría de archivos y registros en todos los sistemas para que sepas qué se debe eliminar y cuándo.
5.Responder a solicitudes de privacidad de datos: En el caso de Europa, GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) otorga a las personas derechos sobre sus datos personales y se les alienta a ejercerlos. Dado que se espera que el 40% de los consumidores realicen solicitudes al respecto, los líderes deben contar con un plan de acción establecido para garantizar que la organización se encuentra lista para responder y compartir todos los detalles relacionados con el manejo de datos personales dentro del marco de tiempo exigido.
En este sentido, según el volumen de solicitudes se debería considerar la opción de portales de autoservicio que permiten a las personas acceder a la información del manejo de sus propios datos por parte de la empresa, y de esta forma además de agilizar procesos, se genera confianza y transparencia.
La buena noticia es que para superar estos desafíos, podrás utilizar la plataforma Qlik. ¿Tenés alguna duda sobre los procesos necesarios para proteger los datos personales que administra tu organización? ¿Sabés cómo cumplir con la legislación vigente? Podemos ayudarte, ¡Contactanos!