La empresa de lubricantes y aditivos, Bardahl, que cuenta con mas de 1350 empleados, recurrió a Qlik para mejorar la toma de decisiones y el planeamiento estratégico
Según comenta José L. Morfin Gutierrez, Director General Adjunto, optaron por QlikView “debido a su versatilidad y la facilidad para desarrollar aplicaciones y realizar cambios. Empezamos a trabajar en el desarrollo del esquema de compensaciones variables, un proceso complejo con reportes personalizados y muchas aristas diferentes”.
“Nuestras reglas de negocio tienen mucha dinámica y van variando según la estrategia y los productos que tienen mayor rendimiento. Contamos con aproximadamente 400 vendedores con diferentes esquemas de pago en tiempos específicos con un lapso determinado. Al tener casi 1200 variantes de presentaciones de productos, difieren las métricas y sus respectivas compensaciones para la fuerza de venta”, asegura Eduardo González Plasencia, Gerente de BI.
El desarrollo de esta aplicación permitió:
- Reducir el trabajo de análisis de información de 15 días operativos a sólo 2 horas.
- Bajar ampliamente el margen de error ya que el estado de cuenta de los vendedores se realizaba manualmente.
- Medir el dese
mpeño de los empleados gracias al uso de una base de QlikView. - Generar un doble impacto del ahorro, tanto en horas operativas de recursos como en el valor del proyecto frente a otras alternativas de proveedores.
La primera etapa del desarrollo demoró 5 meses debido a dos factores:
- La complejidad del proceso, y el hecho de convertirlo de algo completamente manual, con reglas de negocio no escritas y ajustadas por criterio en cada una de las fases.
- La validación crítica de cada proceso de pago debía realizarse en forma mensual.
Al día de hoy hay 6 aplicaciones en marcha con QlikView:
- Ventas
- Costos
- Pricing
- Cartera de producto
- 2 en Recursos Humanos.
También hay algunas en desarrollo, como pedidos e inventarios y compras, que sólo demoran 2 semanas en desarrollarse.
“La clave del éxito es que el usuario conozca bien su fuente de información transaccional para que sea ágil el proceso de desarrollo de la aplicación. Internamente estamos en una etapa más abierta en el manejo de información a nivel alta gerencia y esto permitió el trabajo en equipo. Hoy en día, en las juntas de directorio se puede dar un seguimiento a las ventas, tendencias, determinar costos y monitorear fluctuación de precios en las compras de las materias primas. Todo el análisis de situación del negocio y los objetivos a discutir en el directorio se centran en los resultados de QlikView”, comenta José.
En lo que respecta a las sucursales, se está terminando de desarrollar un tablero de control para realizar el “deployment” a las 42 filiales, donde van a tener todos los indicadores de su personal, en cuanto a lo que está pasando, quiénes realmente están aportando al negocio, etc. Asimismo, el objetivo es proporcionar una herramienta a los vendedores para que puedan dar seguimiento a sus indicadores críticos (cuota de ventas, situación de la cartera y prospección de clientes), indicadores clave a nivel sucursal y cuáles son los puntos a cuidar.
“El retorno de la inversión con QlikView fue muy claro, se mejoraron los tiempos operativos y el clima laboral mejoró ampliamente. Gracias al éxito en el desarrollo de los procesos, se ha instaurado un equipo de BI internamente que colabora en la elaboración de los proyectos, según el ejecutivo. Si hay un problema, se confía en que la herramienta va a ayudar al análisis. Estamos sumamente contentos porque nos da mucha visibilidad de la información y el estado de situación del negocio, democratizando la información para una mejor toma de decisiones. Esto nos permitió tener internamente equipos de trabajo más satisfechos y con mejor comunicación.”, asegura José L. Morfin.