El título de esta nota es más que una oración: es la afirmación que James Richardson defiende en pos de convocar a los fanáticos de las hojas de cálculo a un proceso de transformación y evolución en el tratamiento de los datos en las organizaciones.
Richardson es Qlik Business Analytics Strategist, y sostiene que la persistencia del uso generalizado del Excel para las tareas de Business Intelligence (BI) provoca confusión y atenta contra la alineación de procesos en las empresas.
No se trata de prohibiciones ni de resignaciones, sino de re-enfocar la transmisión de conocimiento para el uso de nuevas herramientas, abordando aquellos comportamientos muy arraigados y trabajando sobre lo que debe modificarse: la cultura.
“Las hojas de cálculo no son malas en sí. Es la Cultura del Excel lo que debe ser reformulada con el fin de evolucionar”, sostiene Richardson y agrega: “la cultura está conformada por comportamientos característicos de un solo grupo social, que son transgeneracionales, y es socialmente aprendida por los individuos como miembros del grupo. Esto viene del campo del comportamiento animal en zoología, donde la cultura es reconocida como una herramienta de supervivencia útil. Proporciona el aprendizaje, la cohesión y reduce el riesgo. Pero puede perpetuar comportamientos pasados de moda y es muy resistente al cambio, lo que requiere un esfuerzo concertado para hacerlo”.
Caso La Voz del Interior: Evolucionar para mejorar los procesos de trabajo
Una cuestión importante es entender que la mayoría de los usuarios utiliza estas herramientas por la sencilla razón de desconocer la existencia de otras alternativas aún mejores para las labores que realizan. “Simplemente no saben que hay una alternativa para realizar autogestionados”, destaca Richardson, y es en este punto donde la educación cobra un rol fundamental en el proceso de gestionar el cambio cultural.
Si los trabajadores que hoy basan sus informes en el Excel conocieran que desde el uso de aplicaciones de BI pueden ahorrar muchísimo tiempo de procesamiento y cruce de información, reducir el riesgo de error de sus reportes y generar gráficos visualmente atractivos sin que ello les ocupe varias horas de diseño, definitivamente el camino hacia la evolución sería más directo.
Por caso, les contamos lo que pudo lograr el reconocido medio periodístico de la provincia de Córdoba, La Voz del Interior, cuando decidió avanzar hacia la automatización de su proceso de reporting digital.
Antiguamente el proceso consistía en extraer datos de las herramientas en formato Excel para luego combinarlos manualmente en un Excel base que finalmente pasaba a un Power Point, llevándose más de 30 horas de trabajo operativo cada mes.
Con la incorporación de Qlik, que permitió unificar diversas fuentes de datos en un mismo panel, el trabajo se vio facilitado y provocó un inmediato acelere del proceso: “El trabajo previamente me llevaba 30 horas y con la herramienta se llegó a realizar en 8 horas”, cuenta Roberto Suárez, responsable de Marketing Digital de La Voz del Interior y uno de los principales impulsores del cambio cultural.
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Y es que la visión de los líderes es indispensable para conducir cualquier proceso de cambio, ya que son ellos quienes deben evangelizar a sus recursos, proponer nuevas formas y predicar con el ejemplo, a fin de llevar al equipo a buen puerto.
Lo demás, queda en manos de las aplicaciones de autoservicio pensadas para que cualquiera en las organizaciones pueda descubrir y generar nuevo conocimiento día a día.