Hay tres interrogantes centrales en toda solicitud de análisis de datos: ¿quién la ejecuta, en cuánto tiempo y por qué necesitan esa data?
“Antes, la tarea de análisis de datos quedaba solo en manos del área de IT. Cada vez que las áreas de Ventas, Compras, RRHH, Gestión, Auditoría u otras necesitaban contar con herramientas para analizar su información, tenían que elevar el pedido al área de IT para que ellos activaran el proyecto y desarrollaran el tablero o dashboard que cada área necesitaba”, rememora Andrea Otero, Delivery Account Manager de Data IQ.
Originalmente, eran pocas las áreas que tenían esta necesidad, pero con el correr de los años, las áreas fueron creciendo y así también la demanda de las áreas de negocios de estos tableros para acceder a información y tomar decisiones.
“El backlog que se le genera al área de IT para poder desarrollarlo comienza a crecer. Vos, como área de negocio, quizás tenés una necesidad este mes, en marzo, pero quizás IT recién cuenta con capacidad para tomarla a partir de junio. Y dependiendo del tipo de área, presentan problemáticas puntuales” enfatiza Andrea.
El principal conflicto que se desataba era el tiempo: había pedidos de gerencias o diversas áreas que debían ser resueltos en 4 o 5 días. Algunas personas quedaban destinadas durante varios días de forma exclusiva a generar tablas dinámicas o gráficos para suplir la inmediatez del pedido, pero esto no se resolvía de la mejor manera.
Y aquí radica una gran dificultad: “Excel arroja resultados estáticos de lo que se carga en el momento; no se actualiza. Y si había una necesidad de actualización con los KPIs, había que volver a solicitar información a IT, cargarla y volver a generar resultados”, explica Andrea.
Frente a esta problemática – que fue presentada por un cliente – Data IQ propuso un proyecto de Coaching con el fin de capacitar a los analistas de cada área con herramientas como Qlik Sense, para que cada uno pueda desarrollar sus propios dashboards y así afrontar los pedidos que son inmediatos y que necesitan de una resolución rápida. Esta propuesta de Coaching elaborada por Data IQ permitió que cada área tuviera los conocimientos necesarios para generar dashboards no muy complejos pero que fueran útiles para resolver demandas concretas, en poco tiempo y sin necesidad de intervención de IT.
Para poder llevar adelante el proyecto de Coaching, las áreas participantes tuvieron que tomar distintos cursos con Data IQ (como Qlik Sense Diseñador, Desarrollador, Set Analysis).
¿Cómo es el proyecto de Coaching by Data IQ?
Lo primero que se debe hacer, según Andrea Otero, es diseñar un MVP (un producto mínimo viable), es decir, lo mínimo que se requiere para que un tablero genere información, la más importante. “Quizás en las primeras conversaciones con los clientes surgían varias necesidades, pero la idea era reducirlas y obtener las más básicas, las que generan un potencial conflicto si no se resuelven”.
Definido el MVP, se arma un plan con el coach donde se definen sesiones de trabajo. Allí se hace un doble clic en los temas vistos previamente en las capacitaciones cursadas.
Los colaboradores asignan el 50% de su tiempo para realizar estas capacitaciones y ese mismo es el tiempo estimado de desarrollo. En las sesiones de trabajo se asignan tareas y se van generando espacios de consultas para despejar dudas. Los tableros más complejos se dejan para IT, pero los más sencillos se realizan internamente por cada área.
Con el plan cumplido, se llega al producto final resuelto. “La idea es hacer un abordaje de punta a punta: desde la extracción de los datos hasta la visualización de los indicadores. El equipo termina aprendiendo como hacer la ingesta de la información, generar el ETL y explotar la data en un dashboard con sus respectivos análisis”, sintetiza Andrea.
Highlights y resultados
En un cliente en particular, “el área de Auditoría mejoró la eficiencia del equipo y el tiempo de respuesta a esos pedidos que se hacen a demanda. El área de Finanzas pudo comenzar a analizar los datos con Qlik Sense y comenzó a tener mayor comunicación con otras áreas para entender el uso de los datos e instrumentar mejores herramientas” destaca Andrea.
La principal ventaja de este Servicio de Coaching es generar una importante independencia del área de IT, y favorecer mayor comunicación entre los equipos para entender el proceso completo. Pero lo más importante es que las áreas dejaron de calcular números para analizar información. Andrea asegura que “cuando comenzaron a usar Qlik advirtieron los errores que cometían cuando utilizaban Excel. Al comparar los resultados, los mismos no coincidían. Lo que reportaban de forma manual era erróneo y Qlik arrojaba datos correctos”.
Sin duda, la inversión de tiempo en capacitar recursos de otras áreas para independizarse de IT es uno de los logros más destacados del coaching: no se trata de desentenderse del trabajo del área de IT sino de descomprimir su carga laboral y no depender de otros para el análisis de contenido. Hoy, Data IQ capacita equipos para cumplir con la demanda de análisis de datos. Más manos idóneas en los datos, son resultados más rápidos para todos.