Formularios, redes sociales, databases, sitios web. Hoy en día, las organizaciones recolectan permanentemente información de diferentes fuentes. Ahora bien, ¿cómo pueden las empresas determinar qué registros recopilar, cómo utilizarlos, cuánto tiempo almacenarlos, quién puede acceder a ellos? La gobernanza de datos es la respuesta a estos interrogantes.
La reciente sanción de la Ley de Protección de Datos Personales en Chile pone de nuevo a la data governance en el centro de la escena.
En este artículo, abordamos el concepto de gobierno de datos y su relación con el data management y explicamos por qué este conjunto de políticas y procedimientos cumple un rol central en el cumplimiento de la normativas de protección de datos..
¿Qué y cómo se aplica la gobernanza de datos?
Cuando hablamos de gobernanza de datos hacemos referencia al conjunto de políticas, procedimientos, prácticas y marcos que controlan la gestión integral de la información dentro de una organización.
La existencia de este marco no solo garantiza que los registros sean aprovechados al máximo, sino que mitiga los riesgos relacionados con su mal manejo, ayuda a controlar los gastos relativos a la gestión de la información y fomenta una toma de decisiones adecuada y, por lo tanto, eficiente.
La data governance incluye la puesta en marcha de protocolos que velan por la calidad de los datos, así como por la privacidad, la seguridad, la accesibilidad, la integridad, la consistencia, la disponibilidad y el cumplimiento de las regulaciones vigentes.
Para que un programa de gobernanza de datos se implemente de manera adecuada y sea realmente efectivo, es importante que las tareas que están comprendidas dentro de este campo sean ejecutadas por diferentes perfiles.
El establecimiento de estos roles permite garantizar la correcta administración, seguridad y uso de los datos, optimizando el valor de sus activos de datos.
Entre las posiciones clave para el gobierno de datos, se encuentran:
- Chief Data Officer (CDO). Es el líder estratégico, responsable de supervisar las políticas y estándares de datos en toda la organización. Asegura que los registros se utilicen como un activo estratégico, facilitando la toma de decisiones basada en datos y la innovación y trabajando para alinear la gestión de datos con los objetivos globales de la compañía.
- Data Protection Officer (DPO). Clave para cumplir con las regulaciones de data protection, este rol supervisa la estrategia y la implementación de la política de cumplimiento de protección de datos, asegurando que la organización respete las leyes y regulaciones en vigor. También actúa como punto de contacto con las autoridades reguladoras y supervisa la gestión de solicitudes y derechos de los titulares de los datos.
- Data Compliance Officer (DCO). Se enfoca en garantizar que los procesos de datos cumplan con las regulaciones internas y externas. Su trabajo es crucial para identificar y mitigar los riesgos de cumplimiento en el manejo de datos.
- Data Steward. Los data stewards son los guardianes de la calidad de los datos dentro de una organización. Establecen y mantienen estándares de calidad, resuelven problemas de data quality y velan por la consistencia y precisión de los datos. Asimismo, actúan como enlace entre el negocio y la tecnología para garantizar que los datos satisfagan las necesidades operativas y analíticas.
- Data Custodian. Quienes ocupan este rol se ocupan de la gestión técnica de los datos, incluyendo el almacenamiento, la seguridad y el acceso. Se enfocan en implementar las políticas y estándares definidos por los data stewards, asegurando que los sistemas de datos sean seguros y operativamente eficientes.
- Data Architect. Los arquitectos de datos diseñan la estructura de los sistemas de datos para satisfacer las necesidades de la empresa. Se trata de una posición fundamental para desarrollar un marco que brinde la posibilidad de recopilar, gestionar y usar eficazmente los datos. Además, aseguran que la arquitectura de datos se alinee con la estrategia empresarial y los objetivos del gobierno de datos.
Gestión de datos y data governance, dos conceptos estrechamente relacionados
Aunque con frecuencia los conceptos gobierno de datos y gestión de datos se confundan —y se utilicen como sinónimos—, lo cierto es que la gobernanza actúa como una suerte de núcleo del data management.
En este sentido, funciona como un centro a partir del cual se definen las políticas y estándares que rigen los otros aspectos de la gestión de datos.
Exploremos de qué maneras data governance influye en diversas prácticas de data management esenciales para la protección de datos.
Descubrimiento y mapeo de datos
Descubrir y mapear datos implica identificar dónde residen los datos dentro de la organización y cómo fluyen entre procesos y sistemas.
El gobierno de datos proporciona un marco fiable para realizar estas actividades de manera sistemática, asegurando que todos los datos personales sean contabilizados y gestionados según las regulaciones de privacidad y protección de datos vigentes.
Catálogo de datos (data catalog)
Cuando se crea un catálogo de datos, se organizan los metadatos y atributos de los datos disponibles, facilitando su búsqueda y gestión.
Las políticas de data governance establecen directrices para la creación y el mantenimiento del catálogo, asegurando que la información almacenada sea accesible y gestionada de forma controlada.
Gestión de datos maestros (MDM)
La implementación de la MDM se centra en la gestión y unificación de los conjuntos de datos críticos para la organización, definidos durante las fases de descubrimiento y catalogación.
En lo que a la gestión de datos maestros respecta, la gobernanza establece cómo se deben gestionar estos registros, determinando quién tiene acceso, cómo se actualizan y cómo se protegen, garantizando su precisión y consistencia a lo largo del tiempo.
Data profiling y calidad de datos
El perfilado de datos implica analizar los datos existentes para identificar inconsistencias, redundancias y otros problemas que puedan comprometer su calidad. Se trata de una actividad esencial para entender la estructura, contenido y calidad de los datos capturados, así como para identificar puntos de mejora.
Las políticas de gobernanza de datos guían las prácticas de perfilado, asegurando que apoyen los objetivos de calidad y conformidad de la data.
Por su parte, la calidad de datos hace referencia a la precisión, integridad, actualidad y relevancia de los datos dentro de la organización.
Lejos de ser un concepto aislado de la data quality, el gobierno de datos establece las políticas y estándares que aseguran la calidad a través de definiciones claras, criterios de medición y procesos de verificación. Así, ayuda a mitigar riesgos y a mejorar la toma de decisiones.
Linaje de datos
Documentar el linaje de datos implica trazar el recorrido de los registros desde su origen hasta su destino final, abarcando todas las transformaciones que sufren.
En términos de linaje, la gobernanza establece los protocolos necesarios para efectuar esta documentación, que es esencial para la auditoría, el cumplimiento normativo y la resolución de problemas de calidad de datos.
Ciclo de vida de los datos
La gestión del ciclo de vida de los datos se refiere a las políticas y prácticas que determinan cómo se recopilan, almacenan, utilizan y eliminan los datos.
Las reglas establecidas por el gobierno de datos aseguran que la información se maneje de forma segura y eficiente desde su creación hasta su disposición final.
Observabilidad de datos
Este concepto se asocia a la capacidad para monitorear y diagnosticar problemas con los datos a lo largo de su ciclo de vida.
La gobernanza de datos diseña marcos que facilitan la implementación de herramientas de observabilidad que ayudan a mantener la transparencia y la trazabilidad.
Seguridad de datos y gestión de incidentes
Si se quieren resguardar los datos contra accesos no autorizados, daños o pérdidas, es fundamental poner en marcha medidas de protección sólidas.
El gobierno de datos dicta las políticas de seguridad, incluyendo control de acceso y otras medidas apuntadas a proteger los registros. Además, establece procedimientos para la gestión de incidentes a fin de que las empresas puedan responder adecuadamente a violaciones de datos.
Gestión de consentimientos
La gestión de consentimientos asegura que los datos personales se recopilen y procesen conforme a las preferencias del titular.
Las políticas y procedimientos establecidos bajo la gobernanza de datos facilitan la obtención, registro y gestión del consentimiento para que cumpla con las leyes de protección de datos que se encuentran en vigor.
Capacitación y concientización
Finalmente, capacitar al personal sobre la importancia y las mejores prácticas en la gestión y protección de datos personales es crucial para asegurar la adherencia a las políticas de data governance.
Los programas de formación deben educar a todos los colaboradores sobre sus responsabilidades en el manejo de datos y cómo sus acciones impactan la conformidad y la seguridad de los registros.
Diseñar un programa robusto de gobierno de datos, esencial para cumplir con la Ley 21.719
La construcción de una política de data governance sólida no solo permite optimizar la gestión de los datos, impulsar las iniciativas de negocio y sentar las bases para el establecimiento de una cultura corporativa que priorice la privacidad de los datos. También es un paso clave para cumplir con las normativas vigentes en términos de data privacy.
En este punto, para las organizaciones que operan en territorio chileno, es un factor esencial para asegurar el cumplimiento de la Ley 21.719.
Veamos de qué formas el gobierno de datos favorece la adecuación a esta normativa, relacionando las distintas aristas de la Ley con las prácticas específicas de la gestión de datos que apoyan su cumplimiento.
Recopilación de datos y consentimiento
- Descubrimiento y mapeo de datos. Asegura que todos los datos personales recolectados sean identificados y mapeados dentro de la organización, facilitando la transparencia y el control sobre la recolección.
- Catálogo de datos. Mantiene un registro detallado de los datos que se recolectan y el propósito de su recopilación, actividades cruciales para gestionar el consentimiento informado.
- Gestión de consentimientos. Esta práctica asegura que el consentimiento se obtenga, gestione y documente de acuerdo con las normativas legales, proporcionando a los titulares un fácil acceso para dar, retirar o modificar su conformidad.
Procesamiento de datos y seguridad
- Gestión de datos maestros. Asegura la consistencia y precisión de los datos personales a través de toda la organización, aspectos fundamentales para el procesamiento seguro y correcto de los registros.
- Data profiling y calidad de datos. Se trata de actividades que ayudan a mantener la integridad y precisión de los datos, minimizando los errores y riesgos asociados con el procesamiento de registros inexactos o desactualizados.
- Seguridad de datos y gestión de incidentes. Fomenta el establecimiento de medidas robustas de seguridad que protegen los datos personales contra accesos no autorizados y gestiona adecuadamente cualquier incidente de seguridad.
Derechos del titular
- Gestión de datos maestros y catálogo de datos. Facilitan el acceso rápido y preciso a los registros personales de los titulares, permitiendo ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de manera eficaz.
- Linaje de datos. Es una actividad clave para rastrear y documentar el flujo de datos personales, ya que permite que los titulares entiendan cómo se utilizan sus registros y facilita la auditoría y el cumplimiento de sus derechos.
Violaciones de datos e incidentes de seguridad
- Observabilidad de datos. Brinda la posibilidad de monitorear los datos y detectar anomalías que podrían indicar una violación de seguridad, fomentando intervenciones rápidas y efectivas.
- Seguridad de datos y gestión de incidentes. Establece protocolos de respuesta ante incidentes, incluyendo la notificación a los afectados y autoridades de acuerdo con lo que exige la Ley.
Formación y concientización
- Capacitación y sensibilización. Se trata de prácticas esenciales para educar a toda la plantilla sobre la importancia de la protección de datos personales y las normativas legales, asegurando que comprendan cómo sus acciones impactan la seguridad y el compliance.
¿Necesitás más información sobre el papel que juega la gobernanza de datos en el cumplimiento de la Ley 21.719? Contactanos.